Das Angebot eines Umsetzungspartners ist nur ein Teil der Kalkulation einer Agentur. Briefing, Kundenabstimmung, fachliche Prüfung und Projektführung erzeugen ebenfalls Aufwand. Wer diese Arbeit nicht erfasst, überschätzt den wirtschaftlichen Spielraum des Projekts.
Den gesamten Leistungsumfang erfassen
Vor der Kalkulation getrennt aufnehmen:
- Externe Leistung: Welche Ergebnisse sind im Partnerangebot enthalten?
- Eigene Arbeit: Welche Aufgaben übernehmen Beratung, Design, Projektführung und Qualitätssicherung?
- Weitere Projektkosten: Welche Lizenzen, Fremdleistungen oder projektbezogenen Betriebskosten kommen hinzu?
- Abgrenzung: Welche Leistungen werden separat beauftragt, etwa spätere Erweiterungen oder laufender Betrieb?
Interne Arbeitszeit braucht einen nachvollziehbaren Kostenansatz. Für die Wirtschaftlichkeitsprüfung zählen tatsächliche Kosten beziehungsweise bewusst gewählte kalkulatorische Kosten. Ein interner Verkaufssatz ist eine andere Bezugsgröße und darf nicht unbemerkt damit vermischt werden. Sämtliche Werte müssen auf derselben Basis verglichen werden, etwa netto.
Aufschlag und Marge unterscheiden
Bezeichnen wir den Nettoerlös des Projekts mit E und die einbezogenen Projektkosten mit K. Dann ist E minus K der kalkulierte Projektbeitrag. Die Marge dieses Beitrags beträgt (E minus K) geteilt durch E. Ein Aufschlag bezieht denselben Unterschied dagegen auf K: (E minus K) geteilt durch K. Die beiden Kennzahlen beantworten unterschiedliche Fragen.
Sind in K nur direkt zurechenbare Projektkosten enthalten, ist der Beitrag noch kein Unternehmensgewinn. Aus ihm müssen auch nicht zugeordnete Gemeinkosten gedeckt werden. Erst eine vollständige Kostenbetrachtung erlaubt eine Aussage über das Ergebnis. Benennen Sie daher immer, welche Kosten in einer genannten Marge stecken.
Reserve als Planungsgröße ausweisen
Eine Reserve berücksichtigt Unsicherheit, beispielsweise eine noch ungeklärte Schnittstelle. Sie ist kein bereits entstandener Aufwand. In der Planung kann sie den frei verfügbaren Projektbeitrag mindern; in der Nachkalkulation werden die tatsächlich angefallenen Kosten ausgewertet. Die Reserve darf dabei nicht zusätzlich zu den durch sie abgedeckten Kosten nochmals abgezogen werden.
Änderungen und Nachkalkulation einplanen
Halten Sie fest, welche Annahmen dem Angebot zugrunde liegen und was bei zusätzlichen Anforderungen passiert. Nach Projektabschluss werden tatsächlicher Eigenaufwand, Partnerleistung und weitere Kosten mit der Planung verglichen. Abweichungen zeigen, ob ein Arbeitspaket unklar war, Koordination unterschätzt wurde oder eine technische Annahme nicht stimmte.
Eine belastbare Kalkulation macht ihre Bezugsgrößen sichtbar. Ein scheinbar hoher Unterschied zwischen Kundenangebot und Partnerangebot ist keine aussagekräftige Gewinnmarge.
Themen
- Preisgestaltung
- White Label
- Kalkulation
- Marge
- Profitabilität