Laufende Zusammenarbeit ist sinnvoll, wenn nach einem Projekt regelmäßig Aufgaben entstehen. Das können technische Pflege, redaktionelle Änderungen oder die Weiterentwicklung einer Anwendung sein. Ein Retainer beschreibt dabei noch keinen eindeutigen Leistungsumfang. Beide Seiten müssen festlegen, was tatsächlich vereinbart wird.
Leistung und Kapazität unterscheiden
Ein Modell kann bestimmte wiederkehrende Aufgaben umfassen. Ein anderes reserviert Kapazität für eine priorisierte Aufgabenliste. Ein drittes verbindet beides. Entscheidend ist, ob ein konkretes Ergebnis, ein definiertes Tätigkeitsfeld oder verfügbare Arbeitszeit zugesagt wird. Diese Ebenen sollten im Angebot erkennbar getrennt sein.
Die Zusammenarbeit konkret beschreiben
Vor Beginn gemeinsam klären:
- Umfang: Welche Systeme und Aufgaben sind enthalten, welche ausdrücklich ausgenommen?
- Priorisierung: Wer darf Aufgaben freigeben und in welcher Reihenfolge werden sie bearbeitet?
- Kapazität: Wie wird sie geplant und wie werden zusätzliche Anforderungen behandelt?
- Nicht genutzter Umfang: Verfällt er, wird er übertragen oder neu vereinbart?
- Störungen: Welcher Meldeweg und welche Betreuung sind tatsächlich vereinbart?
- Änderung und Ende: Wie werden Umfang, Übergabe und Beendigung geregelt?
Arbeit und Entscheidungen sichtbar halten
Eine gemeinsame Aufgabenübersicht sollte zwischen vorgeschlagen, freigegeben, in Arbeit und geprüft unterscheiden. Zu einer abgeschlossenen Aufgabe gehört das Ergebnis, gegebenenfalls mit einem Link zur Vorschau oder zur veröffentlichten Änderung. So können beide Seiten nachvollziehen, wofür die vereinbarte Zusammenarbeit genutzt wurde.
Regelmäßig auf den tatsächlichen Bedarf schauen
Wiederholen sich andere Aufgaben als ursprünglich erwartet, sollte das Modell angepasst werden. Eine Betriebspflege ersetzt keine unbegrenzt verfügbare Produktentwicklung. Umgekehrt sollte reservierte Entwicklungskapazität nicht stillschweigend als Bereitschaftsdienst verstanden werden. Klare Abgrenzungen verhindern unterschiedliche Erwartungen.
Ein Retainer schafft einen vereinbarten Rahmen für Zusammenarbeit. Ob und wann eine zusätzliche Aufgabe beginnen kann, hängt von diesem Rahmen und der aktuellen Planung ab.
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